Rendez-vous

Les rendez-vous sont les réservations que vous avez avec un client précis pour une ou plusieurs prestations à un moment précis. Vous pouvez les créer manuellement ou les accepter depuis votre page de réservation en ligne.

Comment y accéder

• Créer : onglet Calendar > bouton + > Appointment.
• Consulter ou modifier : onglet Calendar > appuyez sur n’importe quelle carte de rendez-vous > Edit Appointment sur l’écran de détails.

Ce que vous pouvez faire

• Ajouter une ou plusieurs prestations à un même rendez-vous.
• Remplacer le prix d’une prestation pour une remise ponctuelle, ou définir un prix total personnalisé pour l’ensemble du rendez-vous.
• Définir une durée personnalisée différente de la somme des durées des prestations.
• Avertir le client lorsque vous créez, modifiez ou annulez le rendez-vous.
• Dupliquer un rendez-vous existant pour en faire un modèle pour un nouveau.

Créer un rendez-vous

1. Appuyez sur + dans le Calendar et choisissez Appointment.
2. Appuyez sur la section Client et choisissez un client existant. Pour ajouter un nouveau client sans quitter le formulaire, créez-en un directement dans la fenêtre.
3. Appuyez sur Services et cochez les prestations à inclure. Le prix de chaque prestation est pré-rempli à partir du rendez-vous le plus récent que vous avez eu avec ce client pour cette prestation ; s’il n’y a pas de rendez-vous antérieur, c’est le prix par défaut de la prestation qui est utilisé. Vous pouvez remplacer le prix d’une prestation pour ce rendez-vous, ou activer le champ de prix personnalisé sur le rendez-vous pour saisir un total unique à la place.
4. Appuyez sur Location et choisissez une adresse existante, ou ajoutez-en une nouvelle.
5. Appuyez sur Schedule et définissez la date, l’heure de début, et soit l’heure de fin, soit une durée personnalisée.
6. Si le client a activé les notifications et que le rendez-vous se situe dans le futur, la section Notifications apparaît. Activez Notify client about updates et le 24-hour reminder selon vos besoins.
7. Ajoutez des Notes en texte libre si utile.
8. Appuyez sur Save. Une notification confirme Appointment created: <name>.

Modifier un rendez-vous

1. Appuyez sur le rendez-vous dans le calendrier.
2. Appuyez sur Edit Appointment.
3. Modifiez n’importe quel champ. La sauvegarde envoie une notification au client si la bascule Notify client about updates est activée.
4. Appuyez sur Save.

Dupliquer un rendez-vous

1. Appuyez sur le rendez-vous pour ouvrir ses détails.
2. Appuyez sur l’action de duplication en haut à droite.
3. L’éditeur s’ouvre avec tous les éléments copiés, mais la date est réinitialisée à aujourd’hui. Ajustez la date avant d’enregistrer.

Supprimer un rendez-vous

1. Appuyez sur le rendez-vous pour ouvrir ses détails.
2. Appuyez sur l’action de suppression en haut à droite.
3. Une confirmation apparaît. Si les notifications sont activées pour le client, vous pouvez cocher Notify client about cancellation avant de confirmer.
4. Appuyez sur DELETE.

N’importe quel rendez-vous peut être supprimé, y compris les rendez-vous passés. Supprimer un rendez-vous passé le retire de vos statistiques, ne supprimez donc que ce que vous voulez réellement retirer.

Marquer la présence et le paiement

La présence et le paiement ne s’activent pas depuis les écrans de détails ou de modification du rendez-vous. Ils ne se marquent que depuis le flux Refine your statistics sur la page Statistiques. Bookora considère par défaut que chaque rendez-vous a eu lieu et a été payé, vous n’avez donc qu’à signaler les exceptions à cet endroit.

Limites et points à connaître

• Les rendez-vous ne peuvent pas être récurrents. Pour répéter un créneau avec le même client, dupliquez manuellement, ou utilisez un Task ou un Break si vous avez seulement besoin de bloquer du temps. Voir Tâches et pauses.
• La section Notifications n’apparaît que lorsque le client a activé les notifications et que le rendez-vous se situe dans le futur. Les rendez-vous passés ne déclenchent pas de notifications.
• Les rendez-vous passés sont conservés dans votre historique à des fins de statistiques et de reporting. Supprimer un rendez-vous passé le retire de vos statistiques — ne le faites que si vous voulez vraiment le retirer.
• Toutes les modifications passent par l’éditeur complet — il n’y a pas de modifications en ligne sur la page de détails.

Problèmes courants

• Please complete all required fields. Choisissez au moins un client et une prestation.
• Failed to save appointment. Habituellement un problème réseau. Appuyez à nouveau sur Save ou vérifiez votre connexion.
• La section Notifications n’apparaît pas. Le client a peut-être désactivé les notifications, ou l’heure du rendez-vous est dans le passé.
• Ajouter d’autres prestations ne change pas le prix. Le rendez-vous est en mode prix personnalisé. Désactivez le champ de prix personnalisé pour que le total se recalcule, ou modifiez le total manuellement.
• Le duplicata apparaît à la date d’aujourd’hui au lieu de la date d’origine. C’est voulu — modifiez la date à l’intérieur du rendez-vous dupliqué avant d’enregistrer.
• Je ne veux pas perdre l’historique d’un rendez-vous passé. Modifiez-le plutôt que de le supprimer. Les rendez-vous passés supprimés sont retirés de vos statistiques.

Besoin d’aide ?

Si vous avez besoin d’aide pour les rendez-vous, écrivez à support@bookora.me.