Rendez-vous

Les rendez-vous sont les réservations que vous avez avec un client précis pour une ou plusieurs prestations à un moment précis. Vous pouvez les créer manuellement ou les accepter depuis votre page de réservation en ligne.

Comment y accéder

• Créer : onglet Calendar > bouton + à côté de la barre du bas > Appointment.
• Consulter ou modifier : onglet Calendar > appuyez sur n’importe quelle carte de rendez-vous > Edit Appointment sur l’écran de détails.
• Retrouver : bouton loupe à côté de la barre du bas > saisissez un nom de client, un téléphone, une prestation ou un titre. Voir Rechercher des événements.

Ce que vous pouvez faire

• Ajouter une ou plusieurs prestations à un même rendez-vous.
• Remplacer le prix d’une prestation pour une remise ponctuelle, ou définir un prix total personnalisé pour l’ensemble du rendez-vous.
• Définir une durée personnalisée différente de la somme des durées des prestations.
• Avertir le client lorsque vous créez, modifiez ou annulez le rendez-vous.
• Dupliquer un rendez-vous existant pour en faire un modèle pour un nouveau.
• Voir si l’horaire choisi chevauche un autre événement, avant d’enregistrer.

Créer un rendez-vous

1. Appuyez sur + à côté de la barre du bas, sur l’onglet Calendar, et choisissez Appointment.
2. Appuyez sur la section Client et choisissez un client existant. Pour ajouter un nouveau client sans quitter le formulaire, créez-en un directement dans la fenêtre.
3. Appuyez sur Services et cochez les prestations à inclure. Le prix de chaque prestation est pré-rempli à partir du rendez-vous le plus récent que vous avez eu avec ce client pour cette prestation ; s’il n’y a pas de rendez-vous antérieur, c’est le prix par défaut de la prestation qui est utilisé. Vous pouvez remplacer le prix d’une prestation pour ce rendez-vous, ou activer le champ de prix personnalisé sur le rendez-vous pour saisir un total unique à la place.
4. Appuyez sur Location et choisissez une adresse existante, ou ajoutez-en une nouvelle.
5. Appuyez sur Schedule et définissez la date, l’heure de début, et soit l’heure de fin, soit une durée personnalisée. Si l’horaire choisi chevauche d’autres événements, Bookora vous prévient — voir Chevauchements d’horaires.
6. Vérifiez le champ Time zone sous le bloc de durée. Il est pré-rempli avec le fuseau horaire de votre profil, et le badge indique l’origine de la valeur (From profile / From device / Manual). Vous n’avez à le modifier que si le client doit être notifié dans un autre fuseau. Voir Fuseau horaire du rendez-vous.
7. Si le client a activé les notifications et que le rendez-vous se situe dans le futur, la section Notifications apparaît. Activez Notify client about updates et le 24-hour reminder selon vos besoins.
8. Ajoutez des Notes en texte libre si utile.
9. Appuyez sur Save. Une notification confirme Appointment created: <name>.

Modifier un rendez-vous

1. Appuyez sur le rendez-vous dans le calendrier.
2. Appuyez sur Edit Appointment.
3. Modifiez n’importe quel champ. La sauvegarde envoie une notification au client si la bascule Notify client about updates est activée.
4. Appuyez sur Save.

Dupliquer un rendez-vous

1. Appuyez sur le rendez-vous pour ouvrir ses détails.
2. Appuyez sur l’action de duplication en haut à droite.
3. L’éditeur s’ouvre avec tous les éléments copiés, mais la date est réinitialisée à aujourd’hui. Ajustez la date avant d’enregistrer.

Supprimer un rendez-vous

1. Appuyez sur le rendez-vous pour ouvrir ses détails.
2. Appuyez sur l’action de suppression en haut à droite.
3. Une confirmation apparaît. Si les notifications sont activées pour le client, vous pouvez cocher Notify client about cancellation avant de confirmer.
4. Appuyez sur DELETE.

N’importe quel rendez-vous peut être supprimé, y compris les rendez-vous passés. Supprimer un rendez-vous passé le retire de vos statistiques, ne supprimez donc que ce que vous voulez réellement retirer.

Chevauchements d’horaires

Quand vous définissez la date, l’heure et la durée, Bookora vérifie si cet intervalle chevauche d’autres événements de votre calendrier et affiche le résultat sous le sélecteur de durée. C’est un avertissement, pas un blocage : vous pouvez toujours enregistrer — le bouton Save n’est jamais désactivé et aucune confirmation n’est demandée.

En cas de chevauchement, une carte ambre apparaît avec le texte Overlaps another event ou Overlapping events: N et le nom du premier événement concerné. Appuyez dessus pour voir la liste complète : chaque événement indique son horaire et le nombre de minutes de chevauchement avec votre intervalle.

Les événements qui s’enchaînent (l’un finit exactement quand l’autre commence), les demandes de réservation refusées et le rendez-vous que vous êtes en train de modifier ne comptent pas comme des chevauchements.

La même vérification a lieu dans les formulaires de tâches, de pauses et d’événements Google Calendar.

Afficher le rendez-vous dans le calendrier

La section Schedule de la page d’un rendez-vous comporte un bouton Show in calendar. Il ouvre le calendrier au jour et à l’heure de ce rendez-vous — pratique quand vous arrivez depuis la recherche ou depuis une notification.

Fuseau horaire du rendez-vous

Chaque rendez-vous porte son propre fuseau horaire. C’est le fuseau dans lequel le client est notifié ; il ne déplace jamais le rendez-vous dans votre calendrier.

• Le calendrier et le formulaire affichent toujours l’heure de votre appareil. Le fuseau horaire du rendez-vous détermine dans quel fuseau la date et l’heure sont exprimées lorsque le client reçoit une notification, et la notification indique ce fuseau explicitement, par exemple 17:00 (GMT+7).
• Un rendez-vous que vous créez dans l’application est pré-rempli avec le fuseau horaire de votre profil (Settings > Regional Preferences > Time Zone).
• Un rendez-vous issu de la réservation en ligne est créé dans le fuseau horaire de votre profil — celui en vigueur au moment où le client a réservé. Le fuseau du client lui-même n’atterrit jamais sur le rendez-vous, aussi loin qu’il ait réservé. Voir Réservation en ligne.
• Vous pouvez changer vous-même le fuseau de n’importe quel rendez-vous, dans le champ Time zone de l’éditeur. Le sélecteur cherche par nom de fuseau, par ville ou par décalage GMT. Un fuseau choisi à la main porte le badge Manual et reste figé.
• Changer plus tard le fuseau horaire de votre profil ne réécrit pas les rendez-vous déjà existants. Chacun conserve le fuseau avec lequel il a été enregistré, et les rappels clients correspondants aussi. Modifiez le rendez-vous si vous voulez le déplacer.
• Lorsque le fuseau du rendez-vous diffère de celui de votre appareil, l’écran de détails ajoute une ligne Event's local time indiquant l’heure sur l’horloge propre du rendez-vous.

Marquer la présence et le paiement

La présence et le paiement ne s’activent pas depuis les écrans de détails ou de modification du rendez-vous. Ils ne se marquent que depuis le flux Refine your statistics sur la page Statistiques. Bookora considère par défaut que chaque rendez-vous a eu lieu et a été payé, vous n’avez donc qu’à signaler les exceptions à cet endroit.

Limites et points à connaître

• Les rendez-vous ne peuvent pas être récurrents. Pour répéter un créneau avec le même client, dupliquez manuellement, ou utilisez un Task ou un Break si vous avez seulement besoin de bloquer du temps. Voir Tâches et pauses.
• La section Notifications n’apparaît que lorsque le client a activé les notifications et que le rendez-vous se situe dans le futur. Les rendez-vous passés ne déclenchent pas de notifications.
• Les rendez-vous passés sont conservés dans votre historique à des fins de statistiques et de reporting. Supprimer un rendez-vous passé le retire de vos statistiques — ne le faites que si vous voulez vraiment le retirer.
• Toutes les modifications passent par l’éditeur complet — il n’y a pas de modifications en ligne sur la page de détails.
• Les chevauchements ne sont que des avertissements : Bookora ne vous empêche pas de placer deux rendez-vous à la même heure.
• La vérification couvre le jour sélectionné et celui d’avant ; un événement commencé plus tôt et durant plus de 24 heures n’y figure donc pas.

Problèmes courants

• Please complete all required fields. Choisissez au moins un client et une prestation.
• Failed to save appointment. Habituellement un problème réseau. Appuyez à nouveau sur Save ou vérifiez votre connexion.
• La section Notifications n’apparaît pas. Le client a peut-être désactivé les notifications, ou l’heure du rendez-vous est dans le passé.
• L’heure indiquée dans la notification du client ne correspond pas à celle de mon calendrier. Les notifications donnent l’heure dans le fuseau du rendez-vous, avec le fuseau précisé explicitement, par exemple 17:00 (GMT+7), tandis que votre calendrier utilise toujours l’heure locale de votre appareil. Il s’agit du même moment. Si le fuseau est erroné, corrigez le champ Time zone du rendez-vous.
• Un ancien rendez-vous a gardé le fuseau que j’ai quitté. C’est voulu : changer le fuseau du profil laisse les rendez-vous existants intacts, pour que les rappels clients ne se déplacent pas à votre insu. Ouvrez le rendez-vous et réglez Time zone si vous voulez le passer à la nouvelle horloge.
• Ajouter d’autres prestations ne change pas le prix. Le rendez-vous est en mode prix personnalisé. Désactivez le champ de prix personnalisé pour que le total se recalcule, ou modifiez le total manuellement.
• Le duplicata apparaît à la date d’aujourd’hui au lieu de la date d’origine. C’est voulu — modifiez la date à l’intérieur du rendez-vous dupliqué avant d’enregistrer.
• Je ne veux pas perdre l’historique d’un rendez-vous passé. Modifiez-le plutôt que de le supprimer. Les rendez-vous passés supprimés sont retirés de vos statistiques.
• Couldn't check for overlaps. La vérification des chevauchements a échoué — généralement un problème de réseau. Appuyez sur Retry. Cela n’empêche pas d’enregistrer.

Besoin d’aide ?

Si vous avez besoin d’aide pour les rendez-vous, écrivez à support@bookora.me.