Termine

Termine sind Buchungen, die Sie mit einem bestimmten Kunden für eine oder mehrere Leistungen zu einer bestimmten Zeit haben. Sie können sie manuell erstellen oder über Ihre Online-Buchungsseite annehmen.

So gelangen Sie dorthin

• Erstellen: Tab Calendar > Schaltfläche + neben der unteren Leiste > Appointment.
• Ansehen oder bearbeiten: Tab Calendar > tippen Sie auf eine beliebige Terminkarte > Edit Appointment im Detailbildschirm.
• Finden: Lupen-Schaltfläche neben der unteren Leiste > geben Sie Kundenname, Telefonnummer, Leistung oder Titel ein. Siehe Ereignisse suchen.

Was Sie tun können

• Fügen Sie einem Termin eine oder mehrere Leistungen hinzu.
• Überschreiben Sie den Preis einer einzelnen Leistung für einen einmaligen Rabatt, oder legen Sie einen individuellen Gesamtpreis für den gesamten Termin fest.
• Legen Sie eine individuelle Dauer fest, die von der Summe der Leistungsdauern abweicht.
• Benachrichtigen Sie den Kunden, wenn Sie den Termin erstellen, ändern oder absagen.
• Duplizieren Sie einen bestehenden Termin als Vorlage für einen neuen.
• Sehen Sie schon vor dem Speichern, ob sich die gewählte Zeit mit einem anderen Ereignis überschneidet.

Einen Termin erstellen

1. Tippen Sie auf dem Tab Calendar auf + neben der unteren Leiste und wählen Sie Appointment.
2. Tippen Sie auf den Abschnitt Client und wählen Sie einen bestehenden Kunden. Um einen neuen Kunden hinzuzufügen, ohne das Formular zu verlassen, legen Sie ihn direkt im Sheet an.
3. Tippen Sie auf Services und haken Sie die einzuschließenden Leistungen ab. Der Preis jeder Leistung wird mit dem letzten Termin vorausgefüllt, den Sie mit diesem Kunden für diese Leistung hatten; gibt es keinen vorherigen Termin, wird der Standardpreis der Leistung verwendet. Sie können den Preis einer einzelnen Leistung für diesen Termin überschreiben oder das Feld für den individuellen Preis am Termin aktivieren, um stattdessen einen einzelnen Gesamtbetrag einzugeben.
4. Tippen Sie auf Location und wählen Sie eine bestehende Adresse oder fügen Sie eine neue hinzu.
5. Tippen Sie auf Schedule und legen Sie das Datum, die Startzeit und entweder eine Endzeit oder eine individuelle Dauer fest. Überschneidet sich die gewählte Zeit mit anderen Ereignissen, weist Bookora Sie darauf hin – siehe Überschneidungen im Zeitplan.
6. Prüfen Sie das Feld Time zone unter dem Block für die Dauer. Es ist mit der Zeitzone Ihres Profils vorbelegt, und das Abzeichen zeigt, woher der Wert stammt (From profile / From device / Manual). Ändern müssen Sie es nur, wenn der Kunde in einer anderen Zone benachrichtigt werden soll. Siehe Zeitzone des Termins.
7. Wenn für den Kunden Benachrichtigungen aktiviert sind und der Termin in der Zukunft liegt, erscheint der Abschnitt Notifications. Aktivieren Sie nach Bedarf Notify client about updates und die 24-hour reminder.
8. Fügen Sie bei Bedarf freie Notes hinzu.
9. Tippen Sie auf Save. Ein Hinweis bestätigt Appointment created: <name>.

Einen Termin bearbeiten

1. Tippen Sie im Kalender auf den Termin.
2. Tippen Sie auf Edit Appointment.
3. Ändern Sie ein beliebiges Feld. Beim Speichern wird eine Benachrichtigung an den Kunden gesendet, wenn der Schalter Notify client about updates aktiv ist.
4. Tippen Sie auf Save.

Einen Termin duplizieren

1. Tippen Sie auf den Termin, um seine Details zu öffnen.
2. Tippen Sie oben rechts auf die Aktion „Duplizieren”.
3. Der Editor öffnet sich mit allen kopierten Daten, aber das Datum wird auf heute zurückgesetzt. Passen Sie das Datum vor dem Speichern an.

Einen Termin löschen

1. Tippen Sie auf den Termin, um seine Details zu öffnen.
2. Tippen Sie oben rechts auf die Aktion „Löschen”.
3. Eine Bestätigung erscheint. Wenn für den Kunden Benachrichtigungen aktiviert sind, können Sie vor der Bestätigung Notify client about cancellation aktivieren.
4. Tippen Sie auf DELETE.

Jeder Termin kann gelöscht werden, auch vergangene. Das Löschen eines vergangenen Termins entfernt ihn aus Ihren Statistiken – löschen Sie also nur, was Sie wirklich entfernen möchten.

Überschneidungen im Zeitplan

Wenn Sie Datum, Uhrzeit und Dauer festlegen, prüft Bookora, ob sich dieser Zeitraum mit anderen Ereignissen Ihres Kalenders überschneidet, und zeigt das Ergebnis unter der Dauerauswahl an. Das ist ein Hinweis, keine Sperre: Sie können immer speichern – die Schaltfläche Save wird nie deaktiviert und es wird keine Bestätigung verlangt.

Bei Überschneidungen erscheint eine bernsteinfarbene Karte mit Overlaps another event oder Overlapping events: N und dem Namen des ersten betroffenen Ereignisses. Tippen Sie darauf, um die vollständige Liste zu sehen: Jedes Ereignis zeigt seine Zeit und um wie viele Minuten es sich mit Ihrem Zeitraum überschneidet.

Direkt aneinander anschließende Ereignisse (eines endet genau dann, wenn das nächste beginnt), abgelehnte Buchungsanfragen und der Termin, den Sie gerade bearbeiten, zählen nicht als Überschneidung.

Dieselbe Prüfung läuft in den Formularen für Aufgaben, Pausen und Google-Calendar-Ereignisse.

Den Termin im Kalender anzeigen

Der Abschnitt Schedule einer Terminseite enthält die Schaltfläche Show in calendar. Sie öffnet den Kalender an Tag und Uhrzeit dieses Termins – nützlich, wenn Sie aus der Suche oder aus einer Benachrichtigung kommen.

Zeitzone des Termins

Jeder Termin trägt seine eigene Zeitzone. Sie ist die Zone, in der der Kunde benachrichtigt wird – auf Ihrem Kalender verschiebt sie nichts.

• Kalender und Terminformular zeigen immer die Zeit Ihres Geräts. Die Zeitzone des Termins legt fest, in welcher Zone Datum und Uhrzeit angegeben werden, wenn der Kunde eine Benachrichtigung erhält, und die Benachrichtigung weist die Zone ausdrücklich aus, zum Beispiel 17:00 (GMT+7).
• Ein Termin, den Sie in der App anlegen, ist mit der Zeitzone Ihres Profils vorbelegt (Settings > Regional Preferences > Time Zone).
• Ein Termin aus der Online-Buchung wird in der Zeitzone Ihres Profils angelegt – der, die im Moment der Buchung galt. Die Zone der buchenden Person landet nie auf dem Termin, so weit entfernt sie auch gebucht hat. Siehe Online-Buchung.
• Die Zone jedes Termins können Sie selbst ändern, im Feld Time zone des Editors. Die Auswahl sucht nach Zonenname, Stadt oder GMT-Verschiebung. Eine von Hand gewählte Zone wird mit Manual gekennzeichnet und bleibt fest.
• Ändern Sie später Ihre Profilzeitzone, werden bereits bestehende Termine nicht umgeschrieben. Jeder behält die Zone, mit der er gespeichert wurde, und die Kundenerinnerungen dazu ebenso. Bearbeiten Sie den Termin, wenn er umziehen soll.
• Weicht die Zeitzone des Termins von der Ihres Geräts ab, zeigt der Detailbildschirm zusätzlich die Zeile Event's local time mit der Uhrzeit auf der Uhr des Termins.

Anwesenheit und Bezahlung markieren

Anwesenheit und Bezahlung werden nicht in den Termindetails oder im Bearbeitungsbildschirm umgeschaltet. Sie werden ausschließlich über den Ablauf Refine your statistics auf der Seite Statistiken markiert. Bookora zählt standardmäßig jeden Termin als wahrgenommen und bezahlt – Sie müssen also nur die Ausnahmen kennzeichnen.

Grenzen und Wissenswertes

• Termine können nicht wiederkehren. Um einen Slot für denselben Kunden zu wiederholen, duplizieren Sie manuell oder verwenden Sie eine Task bzw. Break, wenn Sie nur die Zeit blockieren möchten. Siehe Aufgaben und Pausen.
• Der Abschnitt Notifications erscheint nur, wenn der Kunde Benachrichtigungen aktiviert hat und der Termin in der Zukunft liegt. Vergangene Termine lösen keine Benachrichtigungen aus.
• Vergangene Termine bleiben in Ihrer Historie für Statistiken und Auswertungen erhalten. Das Löschen eines vergangenen Termins entfernt ihn aus Ihren Statistiken – tun Sie das nur, wenn Sie ihn wirklich entfernen möchten.
• Alle Bearbeitungen erfolgen über den vollständigen Editor – es gibt keine Inline-Bearbeitung auf der Detailseite.
• Überschneidungen sind reine Hinweise: Bookora hindert Sie nicht daran, zwei Termine auf dieselbe Zeit zu legen.
• Geprüft werden der ausgewählte Tag und der Tag davor; ein Ereignis, das früher begonnen hat und länger als einen Tag dauert, ist deshalb nicht dabei.

Häufige Probleme

• Please complete all required fields. Wählen Sie mindestens einen Kunden und eine Leistung.
• Failed to save appointment. Meist ein Netzwerkproblem. Tippen Sie erneut auf Save oder prüfen Sie Ihre Verbindung.
• Der Abschnitt Notifications wird nicht angezeigt. Der Kunde hat möglicherweise Benachrichtigungen deaktiviert, oder die Terminzeit liegt in der Vergangenheit.
• Die Zeit in der Benachrichtigung des Kunden stimmt nicht mit meinem Kalender überein. Benachrichtigungen nennen die Zeit in der Zeitzone des Termins und weisen die Zone ausdrücklich aus, zum Beispiel 17:00 (GMT+7), während Ihr Kalender immer die lokale Zeit Ihres Geräts verwendet. Es ist derselbe Zeitpunkt. Stimmt die Zone nicht, korrigieren Sie das Feld Time zone am Termin.
• Ein alter Termin hat die Zone behalten, aus der ich weggezogen bin. So gewollt – ein Wechsel der Profilzeitzone lässt bestehende Termine unberührt, damit ihre Kundenerinnerungen nicht unbemerkt verrutschen. Öffnen Sie den Termin und setzen Sie Time zone, wenn er auf die neue Uhr soll.
• Das Hinzufügen weiterer Leistungen ändert den Preis nicht. Der Termin befindet sich im Modus für individuelle Preise. Deaktivieren Sie das Feld für den individuellen Preis, damit der Gesamtbetrag neu berechnet wird, oder bearbeiten Sie den Betrag manuell.
• Das Duplikat erscheint am heutigen Datum statt am Originaldatum. Das ist beabsichtigt – ändern Sie das Datum im duplizierten Termin vor dem Speichern.
• Ich möchte die Historie eines vergangenen Termins nicht verlieren. Bearbeiten Sie ihn, anstatt ihn zu löschen. Gelöschte vergangene Termine werden aus Ihren Statistiken entfernt.
• Couldn't check for overlaps. Die Überschneidungsprüfung ist fehlgeschlagen – meist ein Netzwerkproblem. Tippen Sie auf Retry. Das Speichern wird dadurch nicht verhindert.

Brauchen Sie Hilfe?

Wenn Sie Hilfe zu Terminen benötigen, schreiben Sie an support@bookora.me.