Benachrichtigungen

Die Notifications-Zentrale ist der Ort, an dem Sie Nachrichten zu Terminen an Kunden senden. Sie vereint dreierlei an einer Stelle: eine Warteschlange mit ausstehenden Benachrichtigungen, Vorlagen für jedes Terminereignis und einen vollständigen Verlauf aller versendeten Nachrichten.

So gelangen Sie dorthin

Tab Home > Kachel Notifications. Der Indikator auf der Kachel zeigt, wie viele Benachrichtigungen ausstehen.

Was Sie tun können

• Ausstehende Benachrichtigungen im kostenlosen Tarif über WhatsApp senden.
• Automatisierte E-Mail- und Telegram-Erinnerungen im Premium-Tarif aktivieren.
• Die Nachrichtenvorlage für jede Art von Benachrichtigung bearbeiten.
• Den vollständigen Verlauf nach Datum oder Status filtern und durchsuchen.

Die Zentrale im Überblick

Die Zentrale besteht aus vier Karten:

• Automation – Premium-Hauptschalter und Schalter pro Kanal (Email, Telegram).
• Pending – Direktlink zur History-Seite, gefiltert auf den Status Waiting, mit Anzeige, wie viele Nachrichten in der Warteschlange stehen.
• Templates – Nachrichtentext für jeden Auslöser bearbeiten.
• History – vollständiges Archiv jeder Benachrichtigung, mit Status-Tabs und Filtern.

Eine ausstehende Benachrichtigung per WhatsApp senden

Dieser Ablauf funktioniert in jedem Tarif und ist der einfachste Weg, einem Kunden eine Nachricht zu schicken.

1. Tippen Sie in der Zentrale auf Pending.
2. Die Liste zeigt alle wartenden Benachrichtigungen, gruppiert nach Termin.
3. Tippen Sie auf eine Zeile, um die vollständige Nachricht und die Telefonnummer des Kunden zu sehen.
4. Tippen Sie auf die Sende-Aktion. Bookora öffnet WhatsApp mit vorausgefüllter Nachricht und Telefonnummer und markiert die Benachrichtigung als gesendet.
5. Senden Sie aus WhatsApp. Die Benachrichtigung wechselt in Ihrem Verlauf zu Sent.

Wenn WhatsApp nicht installiert ist, weicht Bookora auf WhatsApp Web im Browser aus.

Eine Vorlage anpassen

1. Tippen Sie in der Zentrale auf Templates.
2. Jeder Auslösertyp hat eine eigene Karte:
   • Created – wenn eine Buchung erstmals erstellt wird.
   • Updated – wenn ein Termin umgeplant wird oder sich Details ändern.
   • Canceled – wenn ein Termin gelöscht wird, einschließlich wenn Sie eine Online-Buchungsanfrage ablehnen. Dieselbe Vorlage deckt beide Fälle ab.
   • Accepted – wenn Sie eine Online-Buchungsanfrage annehmen und den Kunden benachrichtigen möchten.
   • Scheduled – eine Erinnerung vor dem Termin.
3. Tippen Sie auf Edit bei der Vorlage, die Sie ändern möchten.
4. Der Editor öffnet sich mit dem aktuellen Text und einer Reihe von Variablen-Chips: Service, Date, Time, Cost, Address. Tippen Sie auf einen Chip, um ihn an der Cursorposition einzufügen.
5. Tippen Sie auf Save.

Benachrichtigungen für einen Kunden aktivieren

Benachrichtigungen gehen nur an Kunden, bei denen Benachrichtigungen im Profil aktiviert sind. So aktivieren Sie sie:

1. Öffnen Sie den Tab Clients und tippen Sie auf den Kunden.
2. Tippen Sie auf das Bearbeiten-Symbol, um in den Bearbeitungsmodus zu wechseln.
3. Schalten Sie den Benachrichtigungsschalter auf EIN und speichern Sie.

Mehr dazu unter Kunden.

Automatisierte Kanäle aktivieren (Premium)

1. Öffnen Sie die Karte Automation.
2. Schalten Sie den Hauptschalter auf EIN.
3. Wählen Sie die zu verwendenden Kanäle: Email, Telegram oder beide.
4. Speichern Sie Ihre Änderungen.

Im Premium-Tarif werden Benachrichtigungen automatisch in die Warteschlange eingereiht, wenn ein Termin erstellt, geändert oder storniert wird, und eine geplante Erinnerung wird vor dem Termin gesendet.

Die einzigen Kanäle, die für den automatischen Versand unterstützt werden, sind E-Mail und Telegram. E-Mail erreicht jeden Kunden mit hinterlegter E-Mail-Adresse; Telegram funktioniert nur für Kunden, die sich selbst über Ihren Bookora-Bot verknüpft haben – siehe nächster Abschnitt.

Einen Kunden mit Telegram verbinden

Telegram stellt Nachrichten direkt in die bestehende Telegram-App des Kunden zu. Jeder Kunde stimmt einmal zu, indem er auf Ihren persönlichen Verbindungslink tippt.

1. Öffnen Sie den Tab Clients und tippen Sie auf den Kunden.
2. Tippen Sie im Kundenprofil auf die Telegram-Verbindungsaktion, um den individuellen Verbindungslink zu kopieren.
3. Senden Sie dem Kunden den Link über einen beliebigen Kanal (WhatsApp, SMS, Nachrichten, E-Mail – was immer Sie ohnehin mit ihm nutzen).
4. Der Kunde tippt auf den Link. Telegram öffnet sich, er tippt im Bookora-Bot auf Start, und der Bot verknüpft ihn automatisch mit Ihrem Konto. Auf keiner Seite ist weitere Einrichtung nötig.

Ab der nächsten Benachrichtigung werden die automatisierten Nachrichten für diesen Kunden über Telegram zugestellt. Ob ein Kunde mit Telegram verbunden ist, sehen Sie in seiner Zeile in der Clients-Liste.

Verlauf durchsuchen

1. Öffnen Sie History.
2. Verwenden Sie die Status-Tabs oben, um zu filtern: Waiting, Sending, Sent, Delivered, Seen, Failed.
3. Verwenden Sie das Sortier-Symbol, um auf neueste zuerst oder älteste zuerst umzuschalten.
4. Verwenden Sie das Datumsfilter-Symbol, um einen Zeitraum zu wählen.
5. Tippen Sie in der Filterleiste auf Cancel, um einen aktiven Filter aufzuheben.

Die History-Seite ist schreibgeschützt – Sie können von dort aus keine Benachrichtigungen abbrechen oder löschen. Wie Sie eine ausstehende Benachrichtigung am Versand hindern, lesen Sie im nächsten Abschnitt.

Eine ausstehende Benachrichtigung am Versand hindern

Auf der History-Seite selbst gibt es keine Cancel-Aktion. Um eine ausstehende Benachrichtigung am Versand zu hindern, handeln Sie am Termin oder am Kunden:

• Benachrichtigungen am Termin deaktivieren. Öffnen Sie den Termin, schalten Sie seinen Benachrichtigungsschalter aus und speichern Sie. Alle ausstehenden Benachrichtigungen für diesen Termin werden aus der Warteschlange entfernt.
• Benachrichtigungen am Kunden deaktivieren. Öffnen Sie das Kundenprofil, schalten Sie den Benachrichtigungsschalter aus und speichern Sie. Für diesen Kunden werden keine neuen Benachrichtigungen mehr eingereiht, und bereits ausstehende werden nicht zugestellt. Siehe Kunden.
• Den Termin löschen oder absagen. Das Entfernen des Termins löscht alle zugehörigen ausstehenden Benachrichtigungen. An deren Stelle kann eine Canceled-Benachrichtigung eingereiht werden, falls Stornierungsnachrichten konfiguriert sind.

Grenzen und Wissenswertes

• Die aktiven Kanäle für den automatisierten Versand sind Email und Telegram.
• WhatsApp im kostenlosen Tarif ist manuell – Sie tippen jede ausstehende Benachrichtigung an und senden sie über WhatsApp.
• Der Vorlagentext muss mindestens 3 Zeichen lang sein; halten Sie ihn knapp.
• Eine Vorlage pro Auslöser. Beim Speichern wird die vorherige Version überschrieben.
• Ausstehende Benachrichtigungen behalten den Vorlagentext, der bei ihrer Erstellung erfasst wurde. Eine Bearbeitung der Vorlage wirkt sich nur auf Benachrichtigungen aus, die ab diesem Zeitpunkt erstellt werden – zuvor eingereihte gehen weiterhin mit dem alten Text raus. Um eine ausstehende Benachrichtigung mit der neuen Vorlage zu überschreiben, öffnen Sie den zugehörigen Termin und speichern Sie ihn erneut (echte Änderungen sind nicht nötig); Bookora erzeugt seine ausstehenden Benachrichtigungen mit dem aktuellen Vorlagentext neu.
• Automatisierte Benachrichtigungen sind Premium. Wenn Ihr Abonnement abläuft, stoppen automatisierte Benachrichtigungen, die Schalter werden deaktiviert und ausstehende Benachrichtigungen werden nicht mehr versendet. Manuelle WhatsApp-Nachrichten funktionieren weiterhin.
• Eine ausstehende Benachrichtigung ohne aktivierten Kanal wird nicht zugestellt. Aktivieren Sie mindestens einen Kanal.
• Die History-Seite ist ein Protokoll, kein Warteschlangen-Editor. Um eine ausstehende Benachrichtigung zu stoppen, deaktivieren Sie Benachrichtigungen am zugehörigen Termin oder im Kundenprofil oder entfernen Sie den Termin.
• Sie können ausstehende Benachrichtigungen nicht im Bündel versenden – sie gehen einzeln über WhatsApp.
• Sie können eine Benachrichtigung, die bereits als gesendet angezeigt wird, nicht erneut versenden.
• Sie können eine Vorlage vor dem Speichern nicht mit echten Kundendaten in der Vorschau ansehen.

Häufige Probleme

• Could not open WhatsApp. Make sure it is installed. Installieren Sie WhatsApp auf Ihrem Telefon oder lassen Sie Bookora auf WhatsApp Web im Browser ausweichen.
• No phone number available. Der Kunde hat keine Telefonnummer hinterlegt. Bearbeiten Sie den Kunden, um eine hinzuzufügen – siehe Kunden.
• Failed to update status. Check history. Eine Status-Synchronisation nach dem Senden ist fehlgeschlagen. Ziehen Sie die History-Seite zum Aktualisieren nach unten; der Status sollte aufholen.
• Template must be at least 3 characters. Leere Vorlagen sind nicht erlaubt.
• Die Vorlage zeigt nach dem Bearbeiten noch den alten Wortlaut. Stellen Sie sicher, dass Sie auf Save getippt und die Bestätigung gesehen haben. Andernfalls wurde die Änderung nicht übernommen.
• Ich habe die Vorlage bearbeitet, aber Kunden erhalten weiterhin den alten Text. Ausstehende Benachrichtigungen wurden vor der Bearbeitung eingereiht und behalten den Text der vorherigen Vorlagenversion. Nur Benachrichtigungen, die nach dem Speichern der neuen Vorlage eingereiht wurden, verwenden den neuen Wortlaut. Um eine bereits ausstehende Benachrichtigung zu aktualisieren, öffnen Sie den zugehörigen Termin und speichern Sie ihn erneut – Bookora erzeugt die ausstehenden Benachrichtigungen mit dem aktuellen Vorlagentext neu.
• In keinem Tab erscheinen Benachrichtigungen. Entweder hat noch nichts ausgelöst, oder Sie haben einen Datumsfilter aktiv. Tippen Sie in der Filterleiste auf Cancel, um ihn zu entfernen.
• Die Sende-Aktion öffnet WhatsApp nicht. WhatsApp ist nicht installiert; Bookora weicht auf WhatsApp Web im Browser aus. Stellen Sie sicher, dass Sie online sind.
• Alle Benachrichtigungen schlagen fehl. Es ist kein Kanal aktiviert. Öffnen Sie die Karte Automation und aktivieren Sie Email, Telegram oder beide.
• Telegram-Benachrichtigungen kommen nicht an. Der Kunde hat Ihren Verbindungslink noch nicht angetippt, oder er hat den Bookora-Bot auf seiner Seite entfernt. Öffnen Sie das Kundenprofil, kopieren Sie einen frischen Verbindungslink und teilen Sie ihn erneut.
• E-Mail-Benachrichtigungen kommen nicht an. Prüfen Sie, dass die E-Mail-Adresse des Kunden gültig ist und die Nachricht nicht im Spam-Ordner liegt.
• Eine Benachrichtigung ist verschwunden. Sie wurde abgebrochen, weil der zugehörige Termin geändert, gelöscht oder dessen Benachrichtigungen deaktiviert wurden oder weil die Benachrichtigungen des Kunden deaktiviert wurden.
• Ich möchte eine ausstehende Benachrichtigung abbrechen, aber auf der History-Seite gibt es keine Schaltfläche. Erwartet – die History-Seite ist schreibgeschützt. Öffnen Sie den zugehörigen Termin und deaktivieren Sie dessen Benachrichtigungen, deaktivieren Sie Benachrichtigungen im Kundenprofil oder entfernen Sie den Termin.

Brauchen Sie Hilfe?

Wenn Sie Hilfe zu Benachrichtigungen benötigen, schreiben Sie an support@bookora.me.