Записи

Записи — это бронирования, которые у вас есть с конкретным клиентом на одну или несколько услуг в определённое время. Вы можете создавать их вручную или принимать со своей страницы онлайн-бронирования.

Как туда попасть

• Создать: вкладка Calendar > кнопка + рядом с нижней панелью > Appointment.
• Просмотреть или отредактировать: вкладка Calendar > нажмите на любую карточку записи > Edit Appointment на экране деталей.
• Найти: кнопка с лупой рядом с нижней панелью > введите имя клиента, телефон, услугу или название. См. Поиск событий.

Что вы можете делать

• Добавить одну или несколько услуг в одну запись.
• Переопределить цену отдельной услуги для разовой скидки или задать произвольную итоговую цену для всей записи.
• Задать произвольную длительность, отличающуюся от суммы длительностей услуг.
• Уведомить клиента при создании, изменении или отмене записи.
• Дублировать существующую запись как шаблон для новой.
• Видеть, пересекается ли выбранное время с другими событиями, до сохранения.

Создать запись

1. Нажмите + рядом с нижней панелью на вкладке Calendar и выберите Appointment.
2. Нажмите на раздел Client и выберите существующего клиента. Чтобы добавить нового клиента не выходя из формы, создайте его прямо в открывшейся панели.
3. Нажмите Services и отметьте услуги для включения. Цена каждой услуги предзаполняется из последней записи, которая была у вас с этим клиентом для этой услуги; если предыдущей записи нет, используется цена услуги по умолчанию. Можно переопределить цену отдельной услуги для этой записи или включить поле произвольной цены на самой записи, чтобы ввести единую сумму.
4. Нажмите Location и выберите существующий адрес или добавьте новый.
5. Нажмите Schedule и задайте дату, время начала и либо время окончания, либо произвольную длительность. Если выбранное время пересекается с другими событиями, Bookora предупредит об этом — см. Пересечения по времени.
6. Проверьте поле Time zone под блоком длительности. В нём уже стоит часовой пояс вашего профиля, а бейдж показывает источник значения (From profile / From device / Manual). Менять его нужно, только если клиент должен получить уведомление в другом поясе. Подробнее — в разделе Часовой пояс записи.
7. Если у клиента включены уведомления и запись в будущем, появится раздел Notifications. Переключите Notify client about updates и 24-hour reminder по необходимости.
8. При желании добавьте свободный текст в Notes.
9. Нажмите Save. Появится подтверждение Appointment created: <name>.

Отредактировать запись

1. Нажмите на запись в календаре.
2. Нажмите Edit Appointment.
3. Измените любые поля. Сохранение отправит уведомление клиенту, если включён переключатель Notify client about updates.
4. Нажмите Save.

Дублировать запись

1. Нажмите на запись, чтобы открыть её детали.
2. Нажмите действие дублирования в правом верхнем углу.
3. Откроется редактор с скопированными данными, но дата сброшена на сегодня. Поменяйте дату перед сохранением.

Удалить запись

1. Нажмите на запись, чтобы открыть её детали.
2. Нажмите действие удаления в правом верхнем углу.
3. Появится подтверждение. Если у клиента включены уведомления, перед подтверждением можно отметить Notify client about cancellation.
4. Нажмите DELETE.

Удалить можно любую запись, включая прошедшие. Удаление прошедшей записи убирает её из статистики, поэтому удаляйте только то, что действительно хотите убрать.

Пересечения по времени

Когда вы задаёте дату, время и длительность, Bookora проверяет, не пересекается ли выбранный интервал с другими событиями календаря, и показывает результат под выбором длительности. Это подсказка, а не запрет: сохранить запись можно в любом случае — кнопка Save не блокируется, подтверждения приложение не спрашивает.

Если пересечения есть, появится янтарная карточка Overlaps another event или Overlapping events: N с первым пересекающимся событием. Нажмите на неё, чтобы увидеть весь список: у каждого события показано время и на сколько минут оно накладывается на выбранный интервал.

Пересечением не считаются события встык (одно заканчивается ровно тогда, когда начинается другое), отклонённые запросы на бронирование и сама запись, которую вы редактируете.

Такая же проверка работает в формах задач, перерывов и событий Google Calendar.

Показать запись в календаре

На странице записи в разделе Schedule есть кнопка Show in calendar. Она открывает календарь на дне и времени этой записи — удобно, когда вы пришли из поиска или из уведомления.

Часовой пояс записи

У каждой записи есть собственный часовой пояс. Это пояс, в котором клиент получает уведомления; на вашем календаре запись он не сдвигает.

• Календарь и форма записи всегда показывают время вашего устройства. Часовой пояс записи определяет, в каком поясе дата и время уйдут клиенту в уведомлении, и уведомление явно помечает этот пояс, например 17:00 (GMT+7).
• В записи, которую вы создаёте в приложении, заранее стоит часовой пояс вашего профиля (Settings > Regional Preferences > Time Zone).
• Запись, пришедшая из онлайн-бронирования, создаётся в часовом поясе вашего профиля — том, который действовал в момент записи клиента. Пояс самого клиента в запись не попадает, откуда бы он ни записывался. См. Онлайн-бронирование.
• Пояс любой записи можно поменять вручную — в поле Time zone в редакторе. В выборе есть поиск по названию пояса, городу и смещению GMT. Выбранный вручную пояс помечается бейджем Manual и больше сам не меняется.
• Последующая смена пояса профиля не переписывает уже созданные записи. Каждая сохраняет пояс, с которым была создана, и напоминания клиенту по ней тоже. Если запись нужно перевести на новые часы, отредактируйте её.
• Если пояс записи отличается от пояса устройства, на экране деталей появляется строка Event's local time со временем по часам самой записи.

Отметка посещаемости и оплаты

Посещаемость и оплата не переключаются на экране деталей или редактирования записи. Они отмечаются только в процессе Refine your statistics на странице Статистика. Bookora по умолчанию считает каждую запись посещённой и оплаченной, поэтому отмечать нужно только исключения.

Ограничения и что важно знать

• Записи не могут повторяться. Чтобы повторить слот для одного и того же клиента, дублируйте вручную или используйте Task или Break, если нужно просто заблокировать время. См. Задачи и перерывы.
• Раздел Notifications появляется только если у клиента включены уведомления и запись в будущем. Прошедшие записи не запускают уведомления.
• Прошедшие записи хранятся в истории для статистики и отчётов. Удаление прошедшей записи убирает её из статистики — делайте это только тогда, когда действительно хотите её удалить.
• Все изменения выполняются через полный редактор — на странице деталей нельзя редактировать поля по месту.
• Пересечения по времени только предупреждают: Bookora не мешает поставить две записи на одно время.
• Проверка охватывает выбранный день и предыдущий, поэтому событие, которое началось раньше и длится больше суток, в неё не попадёт.

Распространённые проблемы

• Please complete all required fields. Выберите хотя бы одного клиента и одну услугу.
• Failed to save appointment. Обычно проблема с сетью. Нажмите Save снова или проверьте подключение.
• Раздел Notifications не отображается. Возможно, у клиента отключены уведомления, или время записи в прошлом.
• Время в уведомлении клиенту отличается от времени в моём календаре. Уведомления показывают время в часовом поясе записи с явной пометкой, например 17:00 (GMT+7), а календарь — всегда в местном времени устройства. Это один и тот же момент. Если пояс неверный, поправьте поле Time zone в записи.
• В старой записи остался пояс, из которого я уже уехал. Так задумано: смена пояса профиля не трогает существующие записи, чтобы напоминания клиентам не поехали незаметно. Откройте запись и задайте Time zone, если нужно перевести её на новые часы.
• Добавление новых услуг не меняет цену. Запись в режиме произвольной цены. Выключите поле произвольной цены, чтобы итог пересчитался, или измените итог вручную.
• Дубликат появляется на сегодняшней дате вместо оригинальной. Так и задумано — поменяйте дату в дубликате перед сохранением.
• Не хочу терять историю прошедшей записи. Отредактируйте её вместо удаления. Удалённые прошедшие записи исключаются из статистики.
• Couldn't check for overlaps. Не удалось проверить пересечения — обычно проблема с сетью. Нажмите Retry. Сохранить запись это не мешает.

Нужна помощь?

Если вам нужна помощь с записями, напишите на support@bookora.me.