Agendamentos

Agendamentos são reservas que você tem com um cliente específico para um ou mais serviços em um horário definido. Você pode criá-los manualmente ou aceitá-los pela sua página de reserva online.

Como chegar lá

• Criar: aba Calendar > botão + ao lado da barra inferior > Appointment.
• Ver ou editar: aba Calendar > toque em qualquer cartão de agendamento > Edit Appointment na tela de detalhes.
• Encontrar: botão de lupa ao lado da barra inferior > digite nome do cliente, telefone, serviço ou título. Consulte Buscar eventos.

O que você pode fazer

• Adicionar um ou mais serviços a um único agendamento.
• Substituir o preço de um serviço específico para dar um desconto pontual, ou definir um preço total personalizado para todo o agendamento.
• Definir uma duração personalizada diferente da soma das durações dos serviços.
• Notificar o cliente quando você cria, atualiza ou cancela o agendamento.
• Duplicar um agendamento existente como modelo para um novo.
• Ver se o horário escolhido se sobrepõe a outro evento, antes de salvar.

Criar um agendamento

1. Toque em + ao lado da barra inferior na aba Calendar e escolha Appointment.
2. Toque na seção Client e selecione um cliente existente. Para adicionar um novo cliente sem sair do formulário, crie um dentro da folha.
3. Toque em Services e marque os serviços a incluir. O preço de cada serviço é pré-preenchido com o do último agendamento que você teve com esse cliente para o mesmo serviço; se não houver agendamento anterior, é usado o preço padrão do serviço. Você pode substituir o preço de um serviço individual neste agendamento, ou ativar o campo de preço personalizado no agendamento para informar um valor total único.
4. Toque em Location e selecione um endereço existente, ou adicione um novo.
5. Toque em Schedule e defina a data, o horário de início e o horário de fim ou uma duração personalizada. Se o horário escolhido se sobrepuser a outros eventos, a Bookora avisa — consulte Sobreposições de horário.
6. Confira o campo Time zone abaixo do bloco de duração. Ele já vem preenchido com o fuso horário do seu perfil, e a etiqueta mostra de onde veio o valor (From profile / From device / Manual). Você só precisa mudá-lo se o cliente tiver que ser notificado em outro fuso. Veja Fuso horário do agendamento.
7. Se o cliente tiver notificações ativadas e o agendamento for no futuro, a seção Notifications aparece. Ative Notify client about updates e o 24-hour reminder conforme necessário.
8. Adicione Notes em texto livre, se útil.
9. Toque em Save. Um aviso confirma Appointment created: <name>.

Editar um agendamento

1. Toque no agendamento no calendário.
2. Toque em Edit Appointment.
3. Altere qualquer campo. Ao salvar, é enviada uma notificação ao cliente se a opção Notify client about updates estiver ativada.
4. Toque em Save.

Duplicar um agendamento

1. Toque no agendamento para abrir os detalhes.
2. Toque na ação de duplicar no canto superior direito.
3. O editor abre com tudo copiado, mas a data é redefinida para hoje. Ajuste a data antes de salvar.

Excluir um agendamento

1. Toque no agendamento para abrir os detalhes.
2. Toque na ação de excluir no canto superior direito.
3. Uma confirmação aparece. Se as notificações estiverem ativas para o cliente, você pode marcar Notify client about cancellation antes de confirmar.
4. Toque em DELETE.

Qualquer agendamento pode ser excluído, inclusive os passados. Excluir um agendamento passado o remove das suas estatísticas, então só exclua o que realmente quiser remover.

Sobreposições de horário

Quando você define data, horário e duração, a Bookora verifica se esse intervalo se sobrepõe a outros eventos do seu calendário e mostra o resultado logo abaixo do seletor de duração. É um aviso, não um bloqueio: você sempre pode salvar — o botão Save nunca fica desativado e nenhuma confirmação é pedida.

Se houver sobreposições, aparece um cartão âmbar com Overlaps another event ou Overlapping events: N e o nome do primeiro evento em conflito. Toque nele para ver a lista completa: cada evento mostra o horário e quantos minutos se sobrepõem ao seu intervalo.

Eventos em sequência (um termina exatamente quando o outro começa), solicitações de reserva recusadas e o próprio agendamento que você está editando não contam como sobreposição.

A mesma verificação funciona nos formulários de tarefas, pausas e eventos do Google Calendar.

Mostrar o agendamento no calendário

A seção Schedule da página de um agendamento tem um botão Show in calendar. Ele abre o calendário no dia e horário daquele agendamento — útil quando você chegou pela busca ou por uma notificação.

Fuso horário do agendamento

Todo agendamento carrega o seu próprio fuso horário. É o fuso em que o cliente é notificado — ele nunca desloca o agendamento no seu calendário.

• O calendário e o formulário sempre mostram o horário do seu dispositivo. O fuso do agendamento define em que fuso a data e a hora aparecem quando o cliente recebe uma notificação, e a notificação identifica esse fuso de forma explícita, por exemplo 17:00 (GMT+7).
• Um agendamento que você cria no app já vem com o fuso horário do seu perfil (Settings > Regional Preferences > Time Zone).
• Um agendamento vindo da reserva online é criado no fuso horário do seu perfil — o que estava valendo no momento em que o cliente reservou. O fuso do próprio cliente nunca vai parar no agendamento, por mais longe que ele tenha reservado. Veja Reserva online.
• Você mesmo pode mudar o fuso de qualquer agendamento, no campo Time zone do editor. O seletor busca por nome do fuso, cidade ou diferença GMT. Um fuso escolhido manualmente recebe a etiqueta Manual e fica fixo.
• Mudar o fuso horário do perfil depois não reescreve os agendamentos que já existem. Cada um mantém o fuso com que foi salvo, e os lembretes ao cliente também. Edite o agendamento se quiser movê-lo.
• Quando o fuso do agendamento é diferente do fuso do seu dispositivo, a tela de detalhes acrescenta a linha Event's local time com o horário no relógio do próprio agendamento.

Marcar comparecimento e pagamento

Comparecimento e pagamento não são alternados nas telas de detalhes ou de edição do agendamento. Eles são marcados apenas pelo fluxo Refine your statistics na página de Estatísticas. A Bookora conta todos os agendamentos como comparecidos e pagos por padrão, então você só precisa sinalizar as exceções por lá.

Limites e coisas a saber

• Os agendamentos não podem ser recorrentes. Para repetir um horário para o mesmo cliente, duplique manualmente, ou use uma Task ou Break se só precisar bloquear o tempo. Consulte Tarefas e pausas.
• A seção Notifications só aparece quando o cliente tem notificações ativadas e o agendamento é no futuro. Agendamentos passados não disparam notificações.
• Agendamentos passados ficam no seu histórico para fins de estatísticas e relatórios. Excluir um agendamento passado o remove das suas estatísticas — faça isso apenas se realmente quiser removê-lo.
• Todas as edições passam pelo editor completo — não há edições inline na tela de detalhes.
• As sobreposições são apenas avisos: a Bookora não impede que você marque dois agendamentos no mesmo horário.
• A verificação cobre o dia selecionado e o anterior, então um evento que começou antes e dura mais de um dia não entra nela.

Problemas comuns

• Please complete all required fields. Selecione pelo menos um cliente e um serviço.
• Failed to save appointment. Normalmente um problema de rede. Toque em Save novamente ou verifique sua conexão.
• A seção Notifications não aparece. O cliente pode estar com notificações desativadas, ou o horário do agendamento está no passado.
• O horário na notificação do cliente não bate com o do meu calendário. As notificações mostram o horário no fuso do agendamento e identificam o fuso de forma explícita, por exemplo 17:00 (GMT+7), enquanto o calendário sempre usa o horário local do seu dispositivo. É o mesmo momento. Se o fuso estiver errado, corrija o campo Time zone do agendamento.
• Um agendamento antigo ficou com o fuso de onde eu já saí. É de propósito: mudar o fuso do perfil não mexe nos agendamentos existentes, para que os lembretes ao cliente não se desloquem sem aviso. Abra o agendamento e ajuste Time zone se quiser passá-lo para o novo relógio.
• Adicionar mais serviços não altera o preço. O agendamento está no modo de preço personalizado. Desative o campo de preço personalizado para que o total seja recalculado, ou edite o total manualmente.
• O duplicado aparece na data de hoje em vez da data original. É proposital — altere a data dentro do agendamento duplicado antes de salvar.
• Não quero perder o histórico de um agendamento passado. Edite-o em vez de excluí-lo. Agendamentos passados excluídos são removidos das suas estatísticas.
• Couldn't check for overlaps. A verificação de sobreposições falhou — normalmente um problema de rede. Toque em Retry. Isso não impede salvar.

Precisa de ajuda?

Se precisar de ajuda com agendamentos, envie um e-mail para support@bookora.me.